O art. 4º do Decreto n. 15.941/2022 traz as etapas da fase preparatória:
Art. 4º A fase preparatória de cada aquisição de bem(ns) ou contratação de serviço(s) observará as seguintes etapas:
I – procedimento inicial;
II – designação da equipe de planejamento;
III – estudo técnico preliminar;
IV – elaboração do termo de referência;
V – elaboração da minuta de edital de licitação, se for o caso.
§ 1º Compete ao agente de contratação da fase interna a execução das etapas da fase preparatória previstas nos incisos II, III, IV e V do caput do art. 4º deste Decreto, observadas as atribuições descritas no art. 5º do Decreto Estadual nº 15.937, de 26 de maio de 2022.
§ 2º Na renovação da vigência de contrato de serviço prestado de forma contínua, passível de prorrogações sucessivas na forma do art. 107, da Lei Federal nº 14.133, de 2021, fica dispensada a observância das fases previstas no caput deste artigo.
§ 3º A documentação produzida na fase preparatória da contratação deverá instruir o processo administrativo respectivo para posterior seleção do fornecedor, conforme fluxo de contratações formalmente estabelecido pelo Estado.
Desta feita, a primeira fase é o procedimento inicial que consiste no pedido de autorização para abertura de processo para autoridade competente. A autorização que dá início ao processo é o Instrumento de Oficialização do Pedido, cujo modelo se encontra no Anexo I do Decreto Estadual n. 15.941/2022, disponibilizado abaixo. Nele será designado o agente de contratações da fase interna.
INSTRUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DO PEDIDO
ANEXO I DO DECRETO Nº 15.941, DE 26 DE MAIO DE 2022.
MODELO DE INSTRUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE PEDIDO
PROCESSO:
INTERESSADO:
Autoriza-se a abertura de processo de contratação para atender à necessidade abaixo descrita, cuja etapa de planejamento deverá estar em consonância com o previsto no Decreto Estadual nº 15.941, de 26 de maio de 2022.
| 1 – Justificativa da Necessidade da contratação:
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| 2 – Indicação do agente da contratação da fase interna, nos termos do Decreto Estadual nº 15.937, de 26 de maio de 2022.
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Local, data e ano.
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Nome da autoridade máxima do órgão ou da entidade demandante
O Decreto Estadual n. 15.937/2022, dispõe sobra a designação, a competência e a atuação dos agentes de contratação, das equipes de apoio e das comissões de contratações nas licitações e contratos no âmbito dos órgãos da Administração Direta. das autarquias e das fundações do Poder Executivo Estadual.
Dentre as atribuições do agente de contratação da fase interna, destacamos a designação da equipe de planejamento, conforme dispõe o art. 5º, inciso I do Decreto n. 15.941/2023.
Abaixo, disponibilizamos o modelo de documento para designação da equipe de planejamento, desenvolvido pela Superintendência de Contratações Centralizadas.
DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO