Ciclos do Processo Licitatório para Pregão e Concorrência

Etapa inicial da licitação, em que o órgão planeja a contratação, define a necessidade e reúne as informações necessárias para iniciar o processo.

O artigo 4º do Decreto nº 15.941, de 26 de maio de 2022 traz as etapas da fase preparatória:

Art. 4º A fase preparatória de cada aquisição de bem(ns) ou contratação de serviço(s) observará as seguintes etapas:

• I – procedimento inicial;
• II – designação da equipe de planejamento;
• III – estudo técnico preliminar;
• IV – elaboração do termo de referência;
• V – elaboração da minuta do edital de licitação, se for o caso.

Documento que formaliza a necessidade de compra ou contratação dentro do órgão.

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Modelo de documento para designação da equipe de planejamento, desenvolvido pela Superintendência de Contratações Centralizadas.

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Análise que verifica a melhor solução para atender à necessidade, avaliando opções e justificando a contratação.

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Documento que descreve o que será contratado, com detalhes sobre o objeto, prazos, condições e critérios.

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Levantamento de valores de mercado para estimar o custo da contratação e garantir preços adequados.

O documento deve detalhar o Programa de Trabalho (Formato 00.000.0000.0000 – Nomenclatura), a Natureza de Despesa, a Fonte de Recursos e o Valor em Reais previsto para o exercício. Se a despesa estiver programada para acontecer em mais de um exercício, a informação deverá detalhar também o valor previsto para cada um dos exercícios seguintes, conforme a Lei de Responsabilidade Fiscal.

A área responsável pelo orçamento verifica se a despesa está prevista no Plano Plurianual(PPA, quando aplicável) e na Lei Orçamentária Anual (LOA).

Plano Plurianual – PPA 2024-2027

Lei Orçamentária Anual 2026

Documento que apresenta as regras da contratação e orienta como os fornecedores podem participar.

É por meio dele que o Governo divulga o que será contratado, como será a seleção e quais serão as condições do futuro contrato.

O que pode ser um instrumento convocatório:

• edital de licitação
• aviso de contratação direta
• edital de credenciamento

O que ele contém:

• descrição do que será contratado
• regras de participação
• critérios de seleção e julgamento
• condições do contrato
• prazos e forma de pagamento

Como é elaborado:

• O instrumento convocatório é preparado com base nos documentos da fase preparatória, principalmente:
• Termo de Referência ou Projeto Básico

Confira as minutas no site da Procuradoria-Geral do Estado (PGE MS) em Consultoria Jurídica

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Após a fase preparatória, o processo é enviado para a Procuradoria Geral do Estado (PGE) que revisa os documentos e pode sugerir ajustes antes da publicação da licitação.

O que é analisado

• demais documentos da fase preparatória
• edital ou instrumento convocatório
• termo de referência ou projeto básico
• pesquisa de preços

Confira os pareceres referenciais no site da Procuradoria-Geral do Estado (PGE MS) em Consultoria Jurídica

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Etapa em que a licitação é divulgada ao público e os fornecedores participam do processo.

Etapa em que a licitação é divulgada ao público, permitindo que fornecedores tenham acesso às informações e participem do processo.

A partir da publicação, começa a fase externa da licitação.

Onde a publicação é feita

A divulgação ocorre em canais oficiais, como:

• Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP)
• Diário Oficial do Estado
• Portal de Compras do Governo
• Jornal de grande circulação (quando aplicável)

Prazos

A publicação deve respeitar prazos mínimos definidos na legislação, garantindo tempo adequado para participação dos interessados.

Pedidos de esclarecimento

Após a publicação, qualquer pessoa pode tirar dúvidas sobre o edital.

Esses pedidos ajudam a entender melhor as regras da licitação.

Impugnação do edital

Caso alguém identifique problemas ou discordâncias nas regras, pode apresentar uma impugnação.

A Administração analisa o pedido e pode manter ou ajustar o edital.

Alterações no edital

Se houver mudanças importantes:

• o edital deve ser publicado novamente
• os prazos podem ser reabertos

Isso garante que todos tenham acesso às mesmas informações.

Suspensão ou adiamento

A licitação pode ser suspensa ou adiada quando necessário, por exemplo:

• para corrigir o edital
• para responder questionamentos
• para ajustar o processo

Controle externo

Em alguns casos, o processo pode ser enviado ao Tribunal de Contas para acompanhamento e fiscalização.

Etapa em que a licitação é realizada e os fornecedores participam da disputa para contratação.

Nesse momento, são analisadas as propostas, os documentos dos participantes e os lances apresentados no processo.

Decreto nº 16.118, de 3 de março de 2023

Sistema Gestor de Compras (SGC – Em transição)

Sistema Gestor de Compras (SGCC- Novo)

Como acontece

As licitações são realizadas, preferencialmente, de forma eletrônica, por meio do Sistema Gestor de Compras.

Durante a sessão pública, os fornecedores enviam propostas e participam da disputa de lances conforme as regras do edital.

O que é analisado

Durante o certame, são verificados:

• propostas de preços
• documentos de habilitação
• condições de participação
• possíveis impedimentos ou penalidade

Também podem ser realizadas diligências para esclarecer informações do processo.

Disputa de lances

Na etapa de lances, os participantes podem apresentar novas ofertas para buscar a proposta mais vantajosa para a Administração Pública.

Nas licitações eletrônicas, os licitantes permanecem sem identificação durante a disputa, garantindo mais imparcialidade e competitividade.

Classificação das propostas

As propostas são avaliadas conforme os critérios definidos no edital.

Propostas em desacordo com as regras podem ser desclassificadas de forma justificada.

Benefícios para micro e pequenas empresas

A legislação prevê tratamentos diferenciados para microempresas e empresas de pequeno porte, como critérios de preferência e participação exclusiva em alguns casos.

Habilitação

Após a fase de lances, é analisada a documentação do fornecedor melhor classificado para verificar se atende às exigências da licitação.

Declaração do vencedor

Concluídas as análises, o responsável pela licitação declara o vencedor do processo.

Recursos

Os participantes podem apresentar recurso quando discordarem de alguma decisão da licitação, conforme os prazos e regras previstos na legislação e no edital.

Etapa final da licitação, em que a Administração confirma o resultado do processo e divulga oficialmente o fornecedor vencedor.

Adjudicação

É o ato que atribui o objeto da licitação ao fornecedor vencedor.

Nessa etapa, a Administração reconhece a proposta vencedora e autoriza a contratação.

Homologação

É a confirmação de que todo o processo licitatório ocorreu de forma regular e conforme a legislação.

A autoridade competente analisa os atos realizados e valida o resultado da licitação.

Publicação do resultado

Após a homologação, o resultado é publicado nos canais oficiais para garantir transparência e acesso à informação.

A divulgação permite que a sociedade, fornecedores e órgãos de controle acompanhem o resultado da contratação pública.

Nem toda licitação resulta em contratação. Em algumas situações, o processo pode ser encerrado, suspenso ou precisar de ajustes antes de continuar.

Parecer PGE/MS/CJUR-SEL nº 013/2024

Licitação fracassada

Ocorre quando existem participantes na licitação, mas nenhuma proposta é aprovada ou nenhum fornecedor atende às exigências do edital.

Nesses casos, a Administração pode revisar o processo e realizar uma nova contratação.

Licitação deserta

Acontece quando nenhum fornecedor participa da licitação ou apresenta proposta.

A Administração pode reavaliar as condições da contratação e publicar um novo processo.

Parecer PGE/MS/CJUR-SEL nº 012/2024

Parecer PGE/MS/PAA nº 119/2019

Licitação anulada

A anulação acontece quando é identificado um problema de legalidade no processo, tornando necessária a invalidação dos atos realizados.

A anulação pode atingir todo o procedimento ou apenas parte dele, dependendo da situação.

Licitação revogada

A revogação ocorre quando a contratação deixa de ser conveniente ou necessária para a Administração Pública, por motivos de interesse público.

Nesse caso, o processo é encerrado mesmo sem irregularidades.

Possibilidade de correção do processo

A Lei nº 14.133. de 1º de abril de 2021 prioriza, sempre que possível, a correção de falhas sanáveis para evitar prejuízos ao interesse público e garantir maior eficiência nas contratações.

O que pode ser reavaliado

Quando a licitação não alcança o resultado esperado, podem ser revisados:

• Prazos e requisitos da contratação
• Descrição do objeto
• Pesquisa de preços
• Condições do edital
• Disponibilidade do mercado

Acessar sistema

O Sistema de Registro de Preços (SRP) é um conjunto de procedimentos utilizado pela Administração Pública para registrar formalmente preços de bens e serviços destinados a contratações futuras.

Nesse sistema, os valores, fornecedores e condições da contratação ficam registrados em uma Ata de Registro de Preços (ARP), documento que formaliza o compromisso entre a Administração Pública e os fornecedores vencedores da licitação. Durante a vigência da ata, os fornecedores se comprometem a manter os preços e condições ofertados.

O SRP proporciona maior eficiência, planejamento e economia nas contratações públicas, permitindo que diferentes órgãos realizem aquisições conforme a necessidade, sem a realização de novas licitações para cada demanda.

Importante destacar que o SRP não é uma modalidade de licitação, mas sim um procedimento auxiliar previsto na legislação de contratações públicas.

No Sistema de Registro de Preços (SRP), o processo conta com a atuação do Órgão Gerenciador e dos Órgãos Participantes, cada um com responsabilidades específicas para garantir a correta condução da contratação.

Órgão Gerenciador

É o órgão ou entidade responsável pela condução e gestão do Sistema de Registro de Preços, desde o planejamento da licitação até o gerenciamento da Ata de Registro de Preços (ARP), atendendo às demandas próprias e dos demais órgãos participantes.

Entre suas principais competências estão:

• conduzir a instrução processual e realizar o procedimento licitatório;
• realizar a pesquisa de preços e definir o valor estimado da contratação;
• formalizar e gerenciar a Ata de Registro de Preços;
• conduzir renegociações de preços registrados, quando necessário;
• gerenciar pedidos de adesão e orientar órgãos não participantes;
• disponibilizar a ARP aos órgãos participantes.

Órgão Participante

É o órgão ou entidade que participa do planejamento da contratação e integra a Ata de Registro de Preços para futuras aquisições ou contratações.

Compete ao órgão participante:

• formalizar e aprovar sua participação no registro de preços;
• acompanhar e cumprir as disposições da ARP;
• realizar suas próprias contratações com base na ata;
• informar ao órgão gerenciador eventuais irregularidades ou descumprimentos pelo fornecedor;
• aplicar penalidades relacionadas às suas contratações, assegurados o contraditório e a ampla defesa.

A atuação integrada entre órgão gerenciador e participantes promove maior planejamento, padronização e eficiência nas contratações públicas.

Conforme o art. 3º do Decreto Estadual nº 16.122/2023, o SRP pode ser utilizado nas seguintes hipóteses:

• Quando não for possível definir previamente o quantitativo exato da demanda.
• Quando houver necessidade de contratações frequentes de bens ou serviços;
• Quando for conveniente a aquisição com entregas parceladas ou a contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou tarefa;
• Quando a contratação atender mais de um órgão ou programa de governo;

A licitação para Registro de Preços é realizada nas modalidades Pregão ou Concorrência, conforme previsto na Lei nº 14.133/2021, e tem como objetivo selecionar fornecedores para futuras contratações da Administração Pública.

Nesse modelo, não é necessária a indicação prévia de dotação orçamentária durante a fase licitatória, sendo sua exigência apenas no momento da formalização da contratação ou da emissão do instrumento equivalente.

O edital da licitação para Registro de Preços deve observar os requisitos previstos no art. 82 da Lei nº 14.133/2021, além das normas regulamentares aplicáveis ao Sistema de Registro de Preços.

No Estado de Mato Grosso do Sul, a Procuradoria-Geral do Estado disponibiliza minutas padronizadas de edital e Termo de Referência para utilização nas licitações realizadas por meio do SRP, com o objetivo de promover maior segurança jurídica, padronização e eficiência nos procedimentos.

A Ata de Registro de Preços (ARP) é o documento que formaliza o compromisso entre a Administração Pública e os fornecedores vencedores da licitação para futuras contratações. Nela são registrados os preços, fornecedores, quantitativos e condições que deverão ser observados durante sua vigência.

Conforme o artigo 16 do Decreto nº 16.122, de 9 de março de 2023, a ARP deverá conter, entre outras informações:

• descrição do objeto registrado;
• preços registrados;
• identificação dos fornecedores;
• quantitativos previstos;
• condições para futuras contratações;
• prazo de vigência;
• órgãos participantes da ata.

Vigência da ARP

De acordo com a Lei nº 14.133/2021, a Ata de Registro de Preços terá vigência de até 1 (um) ano, podendo ser prorrogada uma única vez, por igual período, desde que comprovada a vantajosidade dos preços registrados.

A ata também poderá ter prazo inferior a um ano, conforme a necessidade da Administração, e poderá ser encerrada antes do prazo final em casos como:

• consumo integral dos quantitativos registrados;
• cancelamento da ata;
• extinção por interesse público ou outras hipóteses previstas em lei.

Encerrada sua vigência, não poderão ser realizadas novas contratações com base na ARP.

Assinatura da ARP

Após a homologação da licitação, os fornecedores classificados serão convocados para assinatura da Ata de Registro de Preços, conforme prazo e condições estabelecidos no edital.

Caso o fornecedor convocado não assinar a ata injustificadamente, a Administração poderá convocar os licitantes remanescentes, respeitada a ordem de classificação, além de aplicar as penalidades cabíveis previstas na legislação.

A gestão da Ata de Registro de Preços (ARP) consiste no acompanhamento e controle das condições registradas durante toda a sua vigência, garantindo o equilíbrio contratual, a eficiência das contratações e o atendimento ao interesse público.

Compete ao órgão gerenciador acompanhar a execução da ARP, avaliar situações supervenientes e adotar as providências necessárias previstas na legislação.

Remanejamento de Quantitativos

O remanejamento consiste na redistribuição dos quantitativos registrados entre os órgãos participantes da ata, desde que respeitado o limite total registrado para cada item.

A alteração dependerá de:

• solicitação justificada do órgão interessado;
• concordância do órgão que cederá o quantitativo;
• autorização das autoridades competentes.

As justificativas apresentadas pelos órgãos participantes são de sua responsabilidade exclusiva, não cabendo ao órgão gerenciador analisar o mérito administrativo da decisão.

Revisão dos Preços Registrados

Os preços registrados poderão ser revistos em razão de oscilações de mercado, redução de preços ou aumento dos custos do objeto registrado.

Quando o preço registrado estiver acima do valor praticado no mercado, o órgão gerenciador deverá promover negociação para adequação dos valores ou, se necessário, liberar o fornecedor do compromisso assumido.

Da mesma forma, caso o fornecedor comprove a impossibilidade de manter o preço registrado em razão de fatos imprevisíveis ou de consequências incalculáveis, poderá ser realizada revisão dos valores ou cancelamento da ata, conforme análise do caso concreto.

As alterações deverão ser formalizadas por termo aditivo e não modificam automaticamente os contratos já firmados com base na ARP.

Cancelamento do Registro de Preços

O registro do fornecedor poderá ser cancelado quando houver:

• descumprimento das condições da ARP;
• recusa injustificada em assinar contrato ou retirar empenho;
• não aceitação da redução de preços quando superiores aos de mercado;
• aplicação de sanções administrativas previstas em lei.

O cancelamento também poderá ocorrer por fato superveniente, devidamente comprovado, em razão de interesse público ou a pedido do próprio fornecedor, sempre assegurados o contraditório e a ampla defesa, quando cabíveis.